Etiske retningslinjer for leverandører
Etiske retningslinjer for leverandører og forretningsforbindelser
1. Innledning
I forbindelse med arbeidet med åpenhetsloven har Norikon AS (heretter «Selskapet») utarbeidet retningslinjer for egne interne forhold, leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere.
Selskapets leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere (heretter «Leverandører») er sentrale for evnen til å utføre vår virksomhet. Vi ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på tillit og åpenhet, og at våre leverandører deler Selskapets holdning til etikk og etterlevelse.
Selskapet jobber for å fremme gode arbeids- og miljøforhold i leverandørkjedene, i nært samarbeid med våre leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere. Selskapets etiske retningslinjer for leverandører (heretter «Etiske Retningslinjer») uttrykker våre forventninger og fastsetter våre krav til alle Leverandører.
Våre Etiske Retningslinjer er basert på gjeldende lover og regler, sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner. Selskapet forventer at våre Leverandører følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og følger etiske standarder som samsvarer med det materielle innholdet i våre Etiske Retningslinjer når de jobber for og/eller sammen med Selskapet. Leverandører skal også sørge for at tilsvarende videreføres til underleverandører som medvirker til arbeid for Selskapet.
2. Lover og regler
Selskapet respekterer alle internasjonale og nasjonalt anerkjente menneskerettigheter, herunder FNs verdenserklæring om menneskerettigheter (1948) og dens relaterte konvensjoner, samt Norges Lov om styrking av menneskerettighetenes stilling i norsk rett (menneskerettsloven) av 21. mai 1999 .
Selskapet forplikter seg til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, som innebærer at man kartlegger, forebygger, begrenser og gjør rede for hvordan selskapet håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet.
Våre Leverandører spiller en viktig rolle i å hjelpe oss med å realisere disse forpliktelsene og målene. Det forventes at våre Leverandører har retningslinjer som lever opp til Selskapets Etiske retningslinjer, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning i land der Leverandøren opererer. Leverandørens virksomhet skal være lovlig.
Leverandørene bør særlig ha fokus på de mest sårbare for negativ påvirkning på menneskerettighetene og kravene til et anstendig arbeidsliv.
Dette dokumentet beskriver standarder som Selskapets Leverandører oppfordres til å følge.
3. Menneske- og arbeidstakerrettigheter
3.1 Organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger
Selskapets Leverandører skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandører skal respektere arbeidstakernes rett til å etablere eller slutte seg til fagforeninger eller ansattorganisasjoner.
Ansatte skal ha rett til å forhandle kollektivt, uten frykt for trusler eller represalier. Leverandører skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen.
I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal Leverandører sikre at ansatte fritt kan velge sine egne representanter.
3.2 Tvangsarbeid
Leverandører skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller arbeidsforhold. Leverandører skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og Leverandør er basert på frivillighet og uten trusler av noen form.
I tillegg skal Leverandørene sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidsplassen eller avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt Leverandøren om dette på en rimelig måte.
Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.
3.3 Ansettelsesvilkår og arbeidstid
Leverandører skal etterleve arbeidsmiljøregelverket i produksjonslandet, herunder avlønne sine arbeidstakere i samsvar med enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid.
Leverandører skal sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår.
Leverandører skal gi alle arbeidere kompensasjon, forsikringer og sosiale ordninger som tilsvarer lovpålagte minimumsstandarder, landsomfattende tariffavtaler og internasjonalt anerkjente menneskerettighetsstandarder om lik lønn til mannlige og kvinnelige arbeidere av lik verdi. Som minimum omfatter slik kompensasjon lønninger og betalt permisjon som gir mulighet for en adekvat levestandard.
Vi forventer at våre Leverandører avstår fra å pålegge for mange arbeids- og overtidstimer som i urimelig grad påvirker retten til privat- og familieliv. Arbeidstiden skal ikke sette den enkeltes arbeiders helse og sikkerhet i fare. Nasjonale arbeidstidsbestemmelser må overholdes. Arbeidere skal ha mulighet til å avvise for mye overtid uten fare for diskriminering eller represalier.
Leverandører skal etterleve nasjonale krav til regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter.
3.4 Likestilling, mangfold og inkludering
Vi forventer at våre Leverandører har planer og strategier for arbeid med mangfold, likestilling og inkludering.
Leverandører skal fremme likestilling i ansettelsesforhold og skal ha nulltoleranse for direkte og indirekte diskriminering på grunnlag av, men ikke begrenset til, kjønn, rase, hudfarge, religion, etnisk, nasjonal eller sosial opprinnelse, sivilstatus, seksuell legning, politisk eller annen overbevisning, fagforeningsmedlemskap, nasjonalitet, nedsatt arbeidsevne eller alder. Leverandører skal forhindre oppsigelse på usaklig grunnlag.
Leverandører skal behandle alle ansatte på en rettferdig måte og tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering gjennom hele virksomheten og i alle ledernivåer. Leverandører skal handle aktivt dersom avvik fra dette observeres.
Ingen ansatte eller arbeidere skal være utsatt for fysisk, seksuell eller psykisk trakassering, ydmykelse eller overgrep.
3.5 Barnearbeid
Leverandører skal ikke benytte seg av barnearbeid eller noen form for arbeid som berøver barn dets barndom, potensial eller verdighet, som kan være farlig eller til hinder for barnets utdanning, eller skadelig for barnets helse eller fysiske, psykiske, åndelige, moralske eller sosiale utvikling. Med «barn» skal forstås en person som er under 15 år, under minimumsalder for avslutning av obligatorisk skolegang eller under den lovlige sysselsettingsalderen i det aktuelle landet. Den høyeste av de forannevnte aldersalternativene skal gjelde. Dersom nasjonalt regelverk setter en høyere aldersgrense er det denne grensen som gjelder.
Dersom Leverandører benytter arbeidere yngre enn 18 år, skal Leverandøren kunne dokumentere at arbeideren ikke utfører helseskadelig eller farlig arbeid, inkludert overtid og nattskift.
4. Helse, miljø og sikkerhet
Helse, miljø og sikkerhet er svært viktig for Selskapet. Leverandører skal sørge for, og opprettholde et sikkert arbeidsmiljø i samsvar med gjeldende lovgivning og oppmuntre til god praksis innen helse og sikkerhet.
Leverandører forventes å etablere forsvarlige tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder å tegne alle lovpålagte forsikringer. Arbeidsrelaterte ulykker skal rapporteres til relevante myndigheter, undersøkes og forebyggende tiltak skal innføres.
Leverandører forventes å ha en skriftlig policy, personalhåndbok, erklæring eller lignende som dekker helse og sikkerhet og som kommuniseres og gjøres tilgjengelig for alle ansatte og tilgjengelige interessenter.
5. Klima og miljø
Vi forventer at våre forretningspartnere skal arbeide aktivt og systematisk for å minimere negative effekter på klima og miljø, herunder redusere klimagassutslipp. Vi forventer at forretningspartnere iverksetter tiltak for å redusere den negative påvirkningen på verdifulle arter og naturmangfold i våre prosjekter.
Forretningspartnerne skal overholde alle lovpålagte miljøstandarder, herunder nasjonalt regelverk for klima- og miljø, krav til beskyttelse av biologisk mangfold, områdevern og forurensning. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der det er nødvendig.
6. Etisk forretningsvirksomhet
6.1 Forretningsintegritet
Selskapets Leverandører forventes å til enhver tid opptre etisk, forsvarlig, rettferdig og profesjonelt. Leverandører skal respektere de lover som regulerer deres virksomhet og skal unngå å skade mennesker, miljø og Selskapets omdømme. Det forventes også at dette tilstrebes ved bruk av eventuelle underleverandører i leverandørens leveranse til Selskapet.
6.2 Korrupsjonsbekjempelse
Selskapet har nulltoleranse for korrupsjon og påvirkningshandel, og bestikkelser skal ikke forekomme mellom oss og våre forretningsforbindelser. Selskapets Leverandører skal aktivt ta avstand fra alle former for korrupsjon og skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, anti-hvitvasking, bedrageri og annen ulovlig forretningsvirksomhet.
Leverandører skal ikke tilby, etterspørre, love, motta eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller incentiver til noen i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom andre.
Leverandører forventes å utvikle og implementere retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse, interne kontrolltiltak og opplæring som er forholdsmessig tilpasset deres virksomhet.
6.3 Anti-hvitvasking og skatt/avgift mv.
Selskapets Leverandører skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og etablere rimelige tiltak for å forhindre og håndtere at virksomheten benyttes til hvitvasking og terrorfinansiering. Leverandører skal følge gjeldende skatteregler og ikke bidra til skatte- og avgiftsunndragelser, eller på annet vis tilegne seg offentlige midler urettmessig.
Alle regnskapsopplysninger skal være korrekte, registrerte og bokførte i tråd med nasjonalt regelverk. Leverandører skal oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter i den staten de er etablert i, og/eller i Norge.
6.4 Konkurranse
Selskapets Leverandører skal etterleve konkurranselovgivningen og skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ved ulovlig samarbeid om pris, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
6.5 Interessekonflikter
Leverandører skal unngå interessekonflikter mens de jobber på oppdrag for Selskapet. Leverandørers forretningsbeslutninger skal ikke være motivert eller påvirket av personlige forhold eller interesser.
Selskapets Leverandører skal uten unødig opphold informere Selskapet om forhold som kan skape problemer for Leverandørs uavhengighet, eller som kan skape, eller fremstå som, interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget.
6.6 Personvern og informasjonssikkerhet
Leverandører skal følge den til enhver tid gjeldende personverns- og informasjonssikkerhetslovgivning ved innsamling, lagring, overføring, deling eller annen behandling av personopplysninger.
Leverandører skal ha forholdsmessige rutiner og systemer som sikrer at det ikke forekommer urettmessig tilegning, bruk eller deling av data informasjon eller materiale. Leverandører skal gjennomføre nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger og fortrolige opplysninger.
6.7 Varsling av kritikkverdige forhold
Selskapets Leverandører forventes å ha en varslingsprosess som er kjent for den ansatte og der ansatte skal kunne varsle om sine bekymringer uten frykt for represalier. Leverandører skal sørge for beskyttelse av varslerne og for hensiktsmessig undersøkelse, håndtering og oppklaring av varslede saker.
Hvis Selskapets Leverandører oppdager brudd på disse retningslinjene, i selskapet eller blant underleverandører, skal Leverandører varsle Selskapet uten unødig opphold.
6.8 Rus
Selskapet har nulltoleranse for bruk av alle rusmidler arbeidssituasjon. Påvirkning av rusmidler (alkohol eller illegale rusmidler) i arbeidssituasjoner tolereres ikke.
7. Inspeksjoner og rapporter
Som en del av Selskapets oppfølging av Leverandører, forbeholder Selskapet seg retten til å kontrollere Leverandørers og underleverandørers etterlevelse av disse retningslinjene gjennom hele kontraktens løpetid gjennom revisjoner eller inspeksjoner hos Leverandør eller underleverandør, selv eller via tredjepart. Hver av partene dekker egne kostnader ved slike kontroller.
Leverandører forventes å være behjelpelig med å gjennomføre oppfølgingssamtaler, revisjoner og inspeksjoner, herunder å fremlegge nødvendig dokumentasjon innen rimelig tid. Selskapet kan kreve denne dokumentasjonen i form av:
• Egenerklæring fra Leverandører
• Egen eller uavhengig tredjepartskontroll
Leverandører kan selv velge å dokumentere oppfølging av kravene ved adekvat sertifisering av virksomheten.
8. Brudd på etiske retningslinjer
Ved manglende etterlevelse eller brudd på de materielle krav i Etiske Retningslinjer hos Leverandører vil Selskapet fortrinnsvis be Leverandør rette opp forholdet og dokumentere dette innen en fastsatt frist. Ved manglende retting eller grove brudd forbeholder Selskapet seg retten til å gjøre alle tilgjengelige kontraktsmessige beføyelser gjeldende, eksempelvis stans av leveranse, heving av kontrakt og krav om erstatning mv.